Thời gian chờ đợi xử lý hồ sơ visa (du lịch, du học, làm việc, thường trú nhân) có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, từ vài tháng đến hơn 1 năm để nhận được quyết định hồ sơ. Việc chờ đợi có thể trở nên căng thẳng khi không biết tiến độ xử lý hồ sơ và liệu có bất kỳ vấn đề gì sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hay không? Thậm chí, ngay cả khi nhận được thư từ chối, bạn cũng không thể biết chi tiết lý do thật sự dẫn đến bị từ chối bên trong hồ sơ của bạn. Cách duy nhất để biết được thông tin chi tiết nhất của hồ sơ là yêu cầu GCMS Notes

GCMS (Global Case Management System) là Hệ thống quản lý hồ sơ toàn cầu được IRCC (Immigration, Refugees and Citizenship) Bộ di trú, tị nạn và quốc tịch sử dụng để xử lý các hồ sơ xin nhập cư, nhập tịch của chính phủ Canada. GCMS là một hệ thống tích hợp duy nhất được thiết kế để xử lý các hồ sơ của ứng viên ở cả bên trong và bên ngoài Canada. Đây là thông tin cập nhật liên tục và toàn diện nhất có thể thu được để hiểu tình trạng của đơn xin visa hoặc để tìm hiểu chi tiết về việc bị từ chối cấp visa. Trong đó cũng bao gồm phân tích, lý luận và ghi chú của viên chức xử lý hồ sơ của bạn ở mỗi giai đoạn.

• Hiểu rõ lý do từ chối cấp visa
• Cho bạn biết tình trạng đơn xin visa của bạn
• Cho bạn biết liệu người đại diện (người được ủy quyền nộp hồ sơ) có đang thực hiện công việc của mình hay không
• Giúp bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn và thu thập tài liệu cần thiết nếu được yêu cầu

Mỗi hồ sơ, dịch vụ visa du lịch, du học, làm việc, di trú, quốc tịch đều được lưu tại hệ thống GCMS, tương ứng với mỗi hồ sơ là các số hồ sơ riêng biệt. 

Ví dụ:

• Visa du lịch V12345678
• Visa du học S12345678
• Visa lao động W12345678
• Đơn thường trú nhân E12345678

GCMS Notes sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết nhất về những thông tin của mình trên hệ thống IRCC, hồ sơ của mình được đánh giá cao hay không, tình trạng hồ sơ của mình như thế nào.

Trong trường hợp hồ sơ xin visa Canada của bạn xét lâu hoặc bị từ chối thì GCMS Notes sẽ giúp bạn biết rõ hồ sơ của mình có vấn đề gì, các cán bộ IRCC đánh giá hồ sơ ra sao hoặc những giấy tờ mà người nộp hồ sơ đã nộp cho IRCC có đủ và đạt hay không.

Không chỉ có những thông tin cá nhân của bạn được lưu trên GCMS mà toàn bộ những thông tin liên quan đến bạn cũng được lưu một cách chi tiết, ví dụ những lần ra vào Canada của người thân thời gian đến, thời gian đi…. Trong trường hợp một người nộp hồ sơ có liên quan đến hồ sơ của một người khác như: vợ chồng bảo lãnh nhau, con mời bố mẹ sang thăm thì thông tin sẽ được cung cấp chéo nhau. Nếu bạn khai gian, khai thiếu thì hệ thống GCMS sẽ phát hiện dễ dàng.

Dù chính phủ Canada đang mở rộng cửa chào đón cư dân quốc tế theo học tập, làm việc và nhập cư. Tuy nhiên, tỷ lệ từ chối Visa du lịch, du học và làm việc của Việt Nam vẫn rất cao. GCMS note là một trong những chiếc phao cứu sinh giúp bạn hiểu lý do vì sao Visa của bạn bị từ chối. Biết rõ lý do từ chối sẽ là cơ hội giúp bạn lật ngược thế cờ. Bạn hoàn toàn có thể nộp đơn xin visa lại nhưng để tỷ lệ thành công cao nhất thì cách tốt nhất bạn cần tìm hiểu rõ lý do vì sao hồ sơ của mình không được chấp nhận. Điều này được thể hiện rõ ràng trong GCMS Notes. Trong đó sẽ nêu cụ thể lý do bị từ chối, những thông tin này sẽ không được ghi rõ trong thư từ chối thông thường mà họ gửi cho ứng viên.  

Không phải bất cứ ai cũng có thể lấy được GCMS Notes, chỉ công dân Canada hoặc thường trú nhân tại Canada, những người đang có mặt tại Canada mới có quyền được nộp đơn xin GMCS Notes. Những người này sẽ là người đại diện cho hồ sơ của ứng viên nộp đơn yêu cầu GCMS Notes. Những người đại diện ở Việt Nam, không thuộc các nhóm đối tượng trên thì sẽ không có quyền xin GCMS Notes.

Người đại diện có thể yêu cầu có được GCMS Notes thông qua yêu cầu tiếp cận thông tin (ATIP) và phải trả phí. IRCC sẽ cung cấp thông tin cho ứng viên.